Управление бизнес-процессами, или как укротить хаос, пожирающий время, силы и деньги?

Далеко не каждая бизнес-идея реализуется как успешный коммерческий проект. Причина – незнание или игнорирование простых, но дественных правил систематизации бизнеса.

О каких правилах идет речь? Невозможно управлять тем, что не осязаемо и не может быть выражено в конкретных цифрах.  Существуют несколько очевидных на первый взгляд инструментов систематизации, о которых редко задумывается большинство предпринимателей, но которые позволяют на порядок более эффективно управлять бизнесом:

 

1. Описание и регламентация бизнес-процессов

 

2. Проектирование  управленческой структуры

 

 3. Внедрение и мониторинг показателей эффективности

 

Эти три ключевых инструмента при правильном и последовательном применении могут значительно повысить автономность и эффективность работы компании. Далее мы постараемся просто на примерах объяснить как и зачем применять данные инструменты для систематизации вашего бизнеса.

 

Что такое бизнес-процесс?

 

Существует множество интерпретаций понятия «бизнес-процесс», написано более чем достаточно литературы на эту тему, однако все формулировки сводятся к следующему главному смыслу:

Бизнес-процесс – это специфически выстроенная последовательность операций и действий, направленных на получение значимых для компании выходов из набора входов.

То есть бизнес-процессом можно назвать любую операцию в компании, осуществляемую работниками и/или оборудованием по определенным правилам и в установленном порядке, которая приносит компании значимые результаты в виде готовой продукции, клиентов, денег, важных документов и пр.

Условно все бизнес-процессы любой компании, независимо от сферы деятельности и специфики ведения бизнеса, могут быть разделены на несколько категорий:

Управляющие — стратегическое управление и операционное планирование, управление качеством, бизнес-планирование, экономико-математическое моделирование, проектный менеджмент.

Основные – процессы, непосредственно генерирующие итоговый продукт или услугу, создающие добавленную стоимость и финансовые потоки: закупка сырья и материалов, проектирование, производство продукции, оказание услуг, маркетинг, продажи.

Поддерживающие – процессы, которые не создают напрямую стоимость, но обеспечивают бесперебойную работу основных бизнес-процессов: управление персоналом, финансы и отчетность, ИТ-поддержка, административно-хозяйственное обеспечение, юридическое сопровождение.

 

Как спроектировать бизнес-процессы?

 

Первая задача – определить исчерпывающий набор бизнес-процессов компании. Второе —  для финансовой успешности и эффективности компании все бизнес-процессы должны быть корректно «состыкованы». Это достигается при помощи построения Цепочки добавленной стоимости или Карты процессов. На первых порах это может быть от руки нарисованная схема процессов компании, как ее видят работники и собственник бизнеса. Выглядит типовая карта процессов примерно так:

 

 

Третий шаг — определив набор бизнес-процессов и их последовательность, необходимо детализировать каждый процесс до значимых действий и операций. При этом следует учитывать правило: чем более проблемный процесс, тем более подробно его следует моделировать. На сегодняшний день разработано достаточно нотаций и программных продуктов для декомпозиции бизнес-процессов:

IDEF0 (Function modeling)

BPMN (Business Process Model and Notation)

EPC (Event-Driven Process Chain)

Процесс (Basic Flowchart)

Процедура (Cross Functional Flowchart)

Каждая из нотаций имеет как преимущества, так и недостатки. При выборе нотации для моделирования бизнес-процессов следует учитывать специфику и  критичность процессов, необходимую степень детализации. Стоит отметить, что на сегодняшний день наиболее эффективной нотацией для последующей автоматизации бизнеса многими специалистами признается BPMN (Business Process Model and Notation).

Наличие в компании описанных и регламентированных бизнес-процессов – это инструмент, который не только позволяет практически мгновенно определить первопричины проблем, но исключить возможность возникновения подобных проблем в принципе в будущем.

 

Как построить структуру?

 

Процессы смоделировали, но кто их реализовывает? Ответ на этот вопрос решается при разработке организационной структуры компании. На практике в большинстве случаев персонал компаний формируется исходя из абстрактных предположений собственников о схеме работы компании, трудоемкости и сложности процессов.

Намеренно или неосознанно предприниматели игнорируют главное правило проектирования бизнес-каркаса – организационно-должностная и управленческая структура должна строиться исключительно на основе разработанной и зафиксированной схемы бизнес-процессов.

Закрепленный набор бизнес-процессов позволяет оптимально спланировать количество персонала, распределить полномочия и ответственность по уровням иерархии, сформировать четкие требования к квалификации и обязанностям работников. В обратном случае создается хаотичная надстройка, которая влечет за собой значительные финансовые, информационные потери, а главное – собственник бизнеса вынужден быть вовлеченным в принятие практически каждого, даже элементарного решения.

При проектировании организационно должностной структуры необходимо также следовать ряду принципов:

1. Исключение дублирования обязанностей при создании функциональных блоков

2. Исключение дублирования подчиненности при построении горизонтали полномочий

3. Минимизация уровней управленческой иерархи

4. Исследование трудоемкости процессов при планировании количества работников

Важно всегда помнить, что первичны процессы, а не структура, должность создается под бизнес-процесс, а не наоборот. Только следуя этому принципу, собственник может повысить автономность и устойчивость компании.

 

Как оценить эффективность бизнеса?

 

Итак, есть бизнес-процессы, вроде понятно кто их реализует. Следующий вопрос — насколько хорошо работают те самые процессы? Любому предпринимателю известны базовые индикаторы, по которым оценивается качество работы компании – это объем производства продукции, прибыль, количество клиентов, доля рынка в сегменте и прочее. Перечисленные индикаторы являются показателями результативности, и они дают общее понимание об итогах работы, однако данные показатели не дают полной картины состояния бизнеса.

Существует более значимая категория индикаторов, которые на практике реже используются, но дают намного более подробное понимание сильных и слабых сторон компании – это показатели эффективности:

 

 

Разницу в объективности индикаторов результативности и эффективности можно проследить на следующем примере: допустим компания в 2017 году продала на 30% единиц товаров больше, чем в 2016 – собственник доволен, доходы возросли, дивиденды поступили на банковский счет, показатели результативности положительны.

Однако рассмотрев структуру производственных затрат, можно констатировать тенденцию к увеличению себестоимости, которая при текущей закупочной политике в следующем году станет значительно выше среднерыночной, что приведет в лучшем случае к снижению доходов и главное — к снижению рентабельности продаж. Вся соль в том, что показатели эффективности (в данном случае — себестоимость производства продукции) позволяют увидеть отклонения он нормы на том этапе, когда они еще не стали «головной болью».

Ключевая задача собственника – определить набор показателей, которые будут отражать действительное положение вещей и позволят сделать правильные решения по построению операционных и стратегических корректировок бизнес-процессов.

Кроме того, тщательно подобранные показатели эффективности для каждого бизнес-процесса, позволяют собственнику оценивать качество работы не только компании в целом, но и отдельных процессов, руководителей и рядовых работников, мгновенно реагировать на негативные отклонения.

 

Как преодолеть хаос?

 

Управленческий хаос – это следствие недостаточного внимания собственников к систематизации бизнеса. Решение – регламентированные бизнес-процессы, корректно спроектированная организационная структура и набор метрик для оценки эффективности бизнеса. Это три кита, на которых строится оптимизация хаоса.

Владея описанными инструментами, предприниматель получает полную информацию о состоянии компании. Это является отправной точкой для внедрения работающих руководящих документов, плацдармом для автоматизации процессов посредством  SRM-, ERP-cистем.

Оптимизация бизнес-процессов – это первый шаг к прогрессивному росту эффективности компании, обеспечению благосостояния собственников и работников компании в долгосрочной перспективе. Надеемся, что информация была полезной и вы начнете свой путь в направлении повышения эффективности вашего бизнеса. Мы рады будем ответить на возникшие вопросы и дать рекомендации по оптимизации процессов в вашей компании.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: